Wanneer werkgevers de beslissing nemen om anderstalige nieuwkomers of personen met een vluchtelingenstatus aan te nemen, komt vaak de vraag: "Hoe start ik mijn zoektocht?" Het begin van deze stap kan overweldigend lijken, met vragen zoals welke contracten beschikbaar zijn, welke vormen van werkplekleren mogelijk zijn, welke statuten gelden, en welke voorbereiding nodig is. Hier willen we praktische antwoorden bieden op deze vragen, zodat werkgevers met vertrouwen en duidelijkheid deze nieuwe fase van inclusief ondernemen kunnen starten.

• IBO: individuele beroepsopleiding in de onderneming. Hierbij wordt de werkzoekende opgeleid in het bedrijf om hen de knepen van het vak te leren. Na de IBO werf je de kandidaat aan met een arbeidscontract. De werkgever krijgt ondersteuning van de VDAB voor de begeleiding van de IBO. Ook zijn er beperkte administratieve verplichtingen. De werkgever heeft geen loonkosten tijdens de opleiding, maar dient een forfaitair bedrag te betalen aan VDAB. 
• Om de competenties die zullen worden verworven te verduidelijken en ook om aan te geven hoe de verdere ondersteuning vanuit de VDAB zal verlopen, moet je wel een opleidingsplan opstellen. Je sectororganisatie kan je hierbij ondersteunen. 
• Voor meer informatie kan je volgende site van VDAB bezoeken. 

• BIS: Een beroepsinlevingsstage (BIS) is een betaalde stage in een onderneming. Het is geen arbeidsovereenkomst, maar een opleidingscontract waarbij vaardigheden en competenties worden ontwikkeld via praktijkervaring op de werkvloer. De werkgever heeft geen loonkosten tijdens de stage, alleen een stagevergoeding voor elke gepresteerde arbeidsdag. Na de BIS kan de stagiair aangenomen worden maar dit is geen verplichting. 
• Om de competenties die zullen worden verworven te verduidelijken en ook om aan te geven hoe de verdere ondersteuning vanuit de VDAB zal verlopen, moet je een opleidingsplan opstellen. Je sectororganisatie kan je hierbij ondersteunen.
• Ontdek meer over de beroepsinlevingsstage bij VDAB of de korte beroepsinlevingstage. 

• Een vaste medewerker of uitzendkracht 
• Buiten de opties om een potentiële medewerker eerst een stage of opleiding aan te bieden voordat je hen aanneemt, is er de keuze om direct te gaan voor een aanwerving. Dit kan via een regulier arbeidscontract of je kan ervoor kiezen hen te laten opstarten via een uitzendcontract. Ook hier kan je ondersteuning krijgen van VDAB, maar er zijn ook andere organisaties die je kunnen ondersteunen op het gebied van taal en jobcoaching. Voor een meer uitgebreide lijst kan je kijken naar thema 3: Partnerschappen. Voor ondersteuning van betrokken uitzendkrachten kan je samen met je betrokken uitzendkantoor ook een beroep doen op Travi voor eventuele extra begeleiding.

• Bepaal welk niveau van taalniveau er nodig is voor de job

Voordat je actief op zoek gaat naar een anderstalige nieuwkomer of een persoon met een vluchtelingenstatus is het best om een inschatting te maken van het taalniveau voor de specifieke job die je graag had ingevuld.

Het vereiste niveau kan opgesplitst worden in de vier onderdelen van taal: 

• Spreken
• Lezen
• Schrijven 
• Begrijpen

Het kan immers dat voor de job die je wil invullen, de persoon geen hoog niveau voor spreken moet hebben maar wel een hoger niveau van lezen, enzovoort. 

Een tool die je hier mee kan helpen: Europees Referentiekader (ERK).

Meer ondersteuning kan je vinden bij VDAB.

• Toegankelijke vacatures

Het inclusief opstellen van een vacature omvat het waarnemen van mogelijke drempels die bepaalde mensen kunnen weerhouden om te solliciteren. Door deze drempels weg te werken wordt de vacature toegankelijker en inclusiever voor een breed publiek.

Dit zijn enkele praktische tips:   

• Vermijd jargon waar mogelijk. 
• Gebruik een duidelijke functietitel.
• Formuleer taken zo concreet mogelijk. 
• Schrijf afkortingen minstens één keer voluit.
• Beschrijf vooral de kerntaken die de essentie van de functie omvatten.
• Spreek de lezer persoonlijk aan met ‘jij/je’.
• Vraag in je vacature geen hoger taalniveau dan nodig. 
• Hier kan je het niveau testen: accessibility.
• Biedt de vacature aan in meerdere talen waar mogelijk.  
• Voor kwaliteiten:
• Lijst er best maximaal vijf op. 
• Maak een duidelijk onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves.
• Zoek een evenwicht tussen praktische en menselijke vaardigheden.
• Maak kenbaar dat je open staat voor het tewerkstellen van vluchtelingen door #WerkplekVrij toe te voegen aan de vacature bij het plaatsen op het VDAB-vacatureplatform.
• Maak je vacatures nog meer kenbaar door te informeren bij Jobs for Ukraine of te mailen naar work@fedasil.be.

• Selectieprocedure 
• Vertrek vanuit talenten van mensen met een vluchtelingenstatus of nieuwkomers die een andere taal spreken. Werk tijdens de selectieprocedure met anonieme kandidatenlijsten of anonieme cv’s zonder vermelding van de naam. Zo focus je op capaciteiten en ervaringen. Eventueel kan je het open hiring principe gebruiken. Bekijk dit voorbeeld uit de mode- en confectiesector.

• Streef naar een divers wervingsteam, omdat diverse perspectieven bijdragen aan een inclusieve werkomgeving. Als dit niet haalbaar is, kan dit stappenplan je helpen bij het diversifiëren van zowel instroom als doorstroom binnen het bedrijf. 

• Overweeg praktische tests, zoals de ACT. Zo kan je objectief de vaardigheden van kandidaten bekijken. Dit helpt om talent te vinden dat misschien over het hoofd wordt gezien bij traditionele beoordelingen. 

• Je kan ook gebruik maken van Testyourselfie. Dit is een meertalige tool (momenteel Frans, Engels en Nederlands)  waarmee personen met een vluchtelingenstatus of anderstalige nieuwkomers de belangrijkste sociale vaardigheden die nodig zijn op de werkplek kunnen ontdekken.  

Voor meer informatie rond een toegankelijke werkvloer:

• VDAB: #Werkplekvrij 

• Checklist toegankelijke vacature

• Duidelijk leesbare en inclusieve vacatures

• Wat is het statuut van de nieuwkomer & welk statuut mag werken?

Het is belangrijk om eerst zeker te zijn of de persoon die je aanneemt wettelijk mag werken in België. Zo mag iemand met een asielzoeker-statuut vier maanden na aanvraag van dit statuut werken, wanneer de persoon in het bezit is van een attest van immatriculatie. Mensen met een statuut van tijdelijke bescherming mogen vanaf het toekennen van deze status meteen werken (wat het geval is voor Oekraïense vluchtelingen).

• Op de site van VDAB kan je vlot nakijken of je kandidaat mag werken in België.

Hieronder kan je meer informatie vinden via de links:

• Welk statuut mag werken?
• VDAB: asielzoekers tewerkstellen
• Vlaanderen: als buitenlander In Vlaanderen komen werken
• Agii: vreemdelingenrecht   

• Taal op het werk

Om de anderstalige nieuwkomer of persoon met een vluchtelingenachtergrond te helpen bij taalvaardigheid, zijn er diverse organisaties beschikbaar die je kan benaderen. Dit is opgenomen in het gedeelte 'Voor het aannemen van een nieuwe medewerker', omdat het voor jou als werkgever waardevol is om deze instanties alvast te verkennen en te bepalen welke taalondersteuning het beste aansluit bij jouw behoeften.

• Werkgevers VDAB: coaching 
• Matching Talent: taalondersteuning
• Job en taalcoaching
• Taalopleidingen voor kandidaat uitzendkrachten 

Weet dat de meeste sectorfondsen de taalondersteuning van anderstalige medewerkers subsidiëren. Bekijk het aanbod van je sectorfonds op www.iedereenkanbijleren.be.

• Het onthaal

Voor een goede en vlotte start is het belangrijk om aandacht te hebben voor een goed onthaal van de nieuwe medewerker.  

• Communiceer op voorhand dat er een nieuwe medewerker komt. Dit kan op verschillende manieren (mondeling, op het intranet, via een nieuwsbrief, ...), de interessantste zaken om op te nemen in deze communicatie zijn de capaciteiten, interesse en eventuele hobby's van de nieuwe medewerker.
• Stuur belangrijke documenten (of vertalingen) vooraf naar de nieuwe medewerker. Zo kan die zich goed voorbereiden en, indien nodig, de documenten zelf vertalen.
• Het is ook aangeraden om een rondleiding te organiseren, zo leert de nieuwe medewerker de omgeving kennen. Verder is het ook belangrijk dat de nieuwe medewerkers tijd en ruimte krijgen om hun eigen werkomgeving te verkennen. 
• Zorgen voor een goede onthaalbrochure kan ook helpen in het onthaalproces. Deze brochure bevat de taken en activiteiten die het bedrijf uitvoert, de verschillende rollen in het bedrijf, de missie en visie, etc.   
• Het is aangeraden om hier duidelijke taal te gebruiken en zo veel mogelijk duidelijk beeldmateriaal te gebruiken. 
• Een buddy kan ook een grote ondersteuning zijn voor de nieuwe medewerker. Zij kunnen bij het onthaalproces ondersteunen en ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker sneller wegwijs is in de organisatie. Je kan hulp inroepen van duoforajob. 

Voor meer uitgebreide informatie en tips kan je de volgende links bekijken:

• Diversiteitspraktijk: Hoe onthaal ik een anderstalige nieuwkomer?
• Vreemde vragen: Hoe zorg je voor een perfecte start op de werkvloer?  
• Toetsingslijst: Goed onthaald is goed begonnen.
• De sectorfondsen organiseren ook mentoropleidingen om het onthaal te ondersteunen. Bekijk het aanbod van je sectorfonds op www.iedereenkanbijleren.be.

• Cultuur ondersteuning op de werkvloer 

Er is een mogelijkheid dat de anderstalige nieuwkomer of persoon met een vluchtelingenstatus een andere culturele achtergrond heeft. Dit kan positieve aspecten met zich meebrengen, maar ook soms drempels. Om de werkgever, werknemers en de nieuwe werknemer, te ondersteunen in het proces van integratie en inclusie op de werkvloer zijn er volgende instanties:    

• Jobcoaching
• Atlas & Amal: bieden ondersteuning bij het omgaan met etnisch-culturele diversiteit in jouw organisatie
• BLM: bieden ondersteuning voor integratie van medewerkers. 
• Agentschap Integratie & Inburgering

• Taaltools voor op de werkvloer

Vertaalwebsites zoals Google Translate, DeepL of Sayhi bieden goede ondersteuning in een meertalige context. Ze zijn gratis en toegankelijk in gebruik voor iedereen. Voor meer gespecialiseerde contexten (waar bijvoorbeeld veiligheid en kwaliteit van groot belang zijn) bestaan er andere vertaalsoftwares.

Daarnaast zijn er meer gespecialiseerde tools die je kan gebruiken om de communicatie op de werkvloer vlotter te doen verlopen:

• FACT: Deze app gebruikt een combinatie van beeld, geschreven taal en uitspraak om de communicatie van de werknemer rond sectorspecifieke woordenschat te ondersteunen.  Er is een groot aanbod voor een basiswoordenschat, er is ook een deel specifieke woordenschat voor de schoonmaaksector, de metaalindustrie en de land- en tuinbouwsector. 
• ICOON for refugees: Een app met 1200 symbolen en afbeeldingen om taalbarrières te doorbreken.  
• Linguineo pro en Taalstad: Deze betalende apps zijn ontwikkeld om ondersteuning te bieden in specifieke werkomgevingen zoals de zorgsector en schoonmaaksector.
• Taalboost: Laagdrempelige vertaaltechnologie en een app op je smartphone zorgen ervoor dat je je eigen moedertaal kan praten en via simultaanvertaling elkaar begrijpt. 
• Pocketalk: Deze vertaaltechnologie is handig voor medewerkers die niet constant toegang hebben tot een computer. 
• Beeldwoordenboeken: dit zijn boeken waarbij de meest gebruikte voorwerpen zijn afgebeeld. De werknemer kan dit boekje gebruiken om te communiceren en eventueel woorden op te zoeken. Je sectororganisatie kan je ondersteunen bij een beeldwoordenboek op maat.   
• Beeldwoordenboek schoonmaak: Huis van het Nederlands Brussel 
• Beeldwoordenboek groenwerk: Alternatief vzw 
• Beeldwoordenboek horeca: horeca forma
• Beeldwoordenboek elektriciteit: Volta  
• Beeldwoordenboek textiel: Cobot
• Glossarium technische woordenschat mode- en confectiesector

• VDAB werkte al een gelijkaardig bondig stappenplan uit dat je op weg kan helpen. Laat je verder inspireren via dit overzicht.
• Ontdek ook de korte fiche ontwikkeld door SERV.
• De gids van Tent biedt praktische tips en vooral ook mooie praktijkvoorbeelden.
• Herbekijk hier de video’s van de infosessie die SERV in 2023 organiseerde.